A leltározás menete

A tárgyak nyilvántartásba vételét a megfelelő szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkező muzeológus végzi el a nyilvántartási napló rovatainak megfelelően. Ezt a leggyakrabban használt Néprajzi tárgyak és dokumentumok leltárkönyve rovatain keresztül mutatjuk be.[1]

A leltárkönyv első oldalán az intézményre vonatkozó adatokat kell kitölteni.

A leltári szám a tárgyakra vonatkozó rovatok közül az első, melynek kiosztása előre meghatározott rendszer alapján történik, a számtagok között ponttal elválasztva. Az első szám a leltározás éve (pl. 2022.). A második a tételszám, mely az egyben bekerült tárgyegyüttesek összetartozását jelzi. Tehát egy tárgyegyüttesként (azaz ugyanazon ajándékozással vagy vásárlással bekerült tárgyak összessége) gyűjteményezett tételek ugyanazt a tételszámot kapják majd (pl. 2022.1.). A harmadik szám már a tárgyak darabszámát jelöli, ami tárgydarabonként növekszik (pl. 2022.1.1.; 2022.1.2.). Abban az esetben, ha egy tárgyként kezelendő tárgy több részből áll, egy negyedik alszámot is kaphat (pl. 2022.1.2.1.; 2022.1.2.2.). Például ha egy ajándékozással bekerült hozzánk egy kiskanál és egy kávéscsésze csészealjjal, akkor a kiskanál a 2022.1.1. leltári számot kapja, mivel az 1. gyarapított tételhez tartozik és egy különálló tárgy. A csésze a 2022.1.2.1., a csészealj pedig a 2022.1.2.2. leltári számot kapják, mivel összetartozó tárgyaknak számítanak. Mivel ebben a gyarapodásban ezek a tárgyak tartoznak egybe, a következő leltári szám már a 2022.2.1. lesz, mely már máshonnan, mástól vagy más alkalommal gyűjtött tárgyat jelent majd.

A megnevezés rovatba a tárgy nevét, és ha van, akkor helyi, tájnyelvi elnevezését kell beírni.

A leírásnál magának a tárgynak a kinezetét, alakját, formáját, megmunkálását, különleges ismertető jegyeit kell leírni. A leírásnak a lényege, hogy az egymás mellé állított hasonló tárgyakat a tárgyon elhelyezett leltári szám megtekintése nélkül is meg lehessen különböztetni egymástól, mivel idővel előfordulhat, hogy a leltári szám lekopik a tárgyról. A tárgy használatára vonatkozó adatokat is ebben a rovatban kell leírni. Célszerű a tárgy formájával kezdeni a leírást, ahol a geometriában használt formákat (kocka, kúp, henger stb.), valamint az emberi test részeinek megnevezését használjuk (nyak, láb, fül stb.). Feltétlenül írjuk le a tárgy színét vagy színeit, a díszítésmódját, esetleges feliratait, készítésére vonatkozó látható információt.

A készítés helyénél a tárgy készítésének helyét kell felvezetni. Kézműipari tárgy esetében a település nevét. Gyári termékek esetében könnyen kutatható a készítés helye. Amennyiben csak szélesebb körben tudjuk behatárolni a készítés földrajzi helyét, úgy ezt kell beírni (pl. Somogy megye, Lengyelország, stb.)

A készítés idejénél a tárgy készítésének évét kell meghatározni. Ez szintén könnyebb a gyári termékek esetében, ahol fenékjegyek, tárgykatalógusok is rendelkezésre állnak. Abban az esetben, ha ezt nem lehet évre pontosan meghatározni, úgy egy hozzávetőleges időkeretet kell megadni (pl. 19. század vége, 20. század eleje, 19-20. század fordulója).

A készítő/alkotó rovatba a tárgy készítőjének nevét kell írni. Ha gyári termékről van szó, beírható a gyár vagy cég neve.

A használat helye rovatban azt a települést kell beírni, ahol az adott tárgyat használták. Ez sok esetben megegyezhet a készítés vagy a gyűjtés helyével.

A használat idejénél azt az időszakot kell megadni, melyben az adott tárgyat használták (pl. 20. század első fele, 1940-es évek stb.).

Az anyag rovatban a tárgy anyagát kell meghatározni. Törekedni kell a minél pontosabb behatárolásra, mivel a restaurátori munka során ez kiemelten fontos, mivel minden típusú anyag más bánásmódot igényel. Egy fémtárgy esetén nem elég a fém megnevezés, hanem meg kell határozni, hogy az ezüst, vas, alumínium, réz stb. Ha egy tárgy kompozit, azaz többféle anyagból készült, akkor minden anyagfajtát külön fel kell jegyezni.

A technika rovatban a tárgy készítésének technikáját kell meghatározni (pl. asztalosmunka, kovácsolt, esztergált, házi készítésű, gyári termék stb.).

A méret és terjedelem rubrikában az adott tárgy minden méretét meg kell adni (pl. hosszúság, magasság, szélesség, vastagság stb.), odafigyelve, hogy mindig a legnagyobb méretet adjuk meg. Ezek mellett lehetőség van egyéb releváns méretek (pl. átmérő) megadására is. Dokumentumok esetében külön a fel kell vezetni a lapok számát is, illetve külön az oldalakét. Oldalnak viszont csak az számít, ami nem üres.

Az állapot rovatban a tárgy leltározáskori állapotát kell meghatározni. Ez lehet ép, használt, kopott, hiányos stb. A tárgy hibáinak esetén az összeset fel kell írni, mivel ez a megkülönböztethetőség mellett a későbbi restaurátori munkában is fontos. Amennyiben pótláson vagy javításon esett át a tárgy, akkor ezt ide is kell felvezetni.

A lelőhely/gyűjtőhelyhez azt a települést kell írni, ahol az adott tárgyat gyűjtöttük. Amennyiben van információnk róla, a településnév mellett a pontos címet is érdemes feljegyezni.

A megszerzés módja rovatba azt kell írni, hogy a gyűjtemény milyen úton került a gyűjteménybe. Ez többnyire vásárlás vagy ajándékozás lehet.

A megszerzés idejéhez azt a dátumot kell írni, mikor az adás-vételi vagy ajándékozási szerződés aláírásra került, mert jogilag ekkor történt meg a tárgyak gyűjtése. Amennyiben valamiért pontos dátumot nem tudunk írni, úgy az évszám is elég.

A gyűjtő/feltáró az a személy, aki a tárgyakat gyűjteményezte. Ez a legtöbb esetben maga a muzeológus, de állandó szakemberrel nem rendelkező intézmények esetében más munkatárs is lehet, aki az adás-vételt vagy az ajándékozást intézte.

Az átadó az a személy, aki eladta vagy elajándékozta az intézménynek az adott tárgyat.

Az átadó adatainál a személyiségi jogokat figyelembe véve csak a publikus személyes adatok adhatók meg: lakcím, születési hely és idő. Személyes dokumentumok adatait (pl. személyigazolvány száma) vagy telefonszámot, egyéb elérhetőséget nem lehet felírni.

A vételárnál az adott tárgyra vonatkozó vételárat kell beírni, mely adás-vétel esetén a listában is szerepel. Ajándékozás esetén a vételár 0 Ft lesz.

A leltározó az a megfelelő felsőfokú szakirányú végzettséggel rendelkező muzeológus, aki a leltározást végrehajtja és kitölti a leltárkönyvet.

A megjegyzés rovatba minden egyéb, a korábbiakhoz nem kapcsolódó megjegyzést lehet felvezetni, például revízió eseten annak tényét és évszámát (pl. R2022).