A Gyarapodási napló és a Szakleltárkönyvek
A műtárgyak nyilvántartását papír alapú, különböző típusú nyilvántartási naplókban kell vezetni, melyet kizárólag a megfelelő szakirányú, felsőfokú végzettséggel rendelkező muzeológus vezethet. Gyarapodási naplóba, illetve Leltárkönyvbe más munkatárs nem írhat.
A muzeális intézményeknek rendelkezniük kell gyarapodási naplóval, melybe az újonnan gyűjteményezett tárgyegyütteseket egy sorban kell felvezetni. Ez olyan módon történik, hogy például a 2022/001-es gyarapodási számon beérkezett tárgyak egy sorba kerülnek, ahol az anyag vegyességétől függően fel kell vezetni a tárgyak típusát (pl. textilek, fa munkaeszközök, mezőgazdasági tárgyak, vegyes anyagok stb.), illetve az ajándékozó adatait. Amennyiben az intézménynek nincs állandó muzeológus munkatársa, úgy a Gyarapodási napló rovatainak megfelelő adatokat az intézmény másik munkatársa egy külön erre a célra nyitott papír alapú vagy digitális dokumentumban írja le, mely a későbbiekben a muzeológus számára a szükséges adatokat biztosítja a Gyarapodási napló, illetve a Leltárkönyv kitöltéséhez.
A tájházak esetében a Néprajzi tárgyak és dokumentumok leltárkönyve a leggyakrabban igényelt típus, de integrált, vagy több telephellyel rendelkező intézménynél a Történeti tárgyak és dokumentumok leltárkönyve, az adattári leltárkönyv, a fényképek leltárkönyve, illetve a kiállítási segéd- és technikai eszközök (demonstrációs eszközök) leltárkönyve is szükséges lehet. Demonstrációs eszköznek azokat a tárgyakat érdemes beleltározni, melyek nem egyediek, nem képviselnek pótolhatatlan értéket, hanem a látogatók vagy foglalkozáson a gyerekek kezébe adhatók, használhatók, az ismeretátadás során eszközként használhatók. A műtárgynak beleltározott tárgyak nem kerülhetnek a látogatók kezébe, azokat bemutatókon nem lehet körbeadni, nem lehet felvenni, kizárólag a muzeológus, és a gyűjteménykezelő, illetve az általuk kijelölt személy mozgathatja.
Amennyiben már működő tájház szeretné nyilvántartásba venni a gyűjteményét, abban az esetben a gyarapodás utólagos visszakövetése nem mindig lehetséges. Ebben az esetben javasoljuk, hogy a korábbi tárgyak egy sorban kerüljenek a gyarapodási naplóba már gyűjteményezett anyagként. Amennyiben a tárgyak egy része visszakövethető, úgy ezek a tételek külön sorban kerüljenek be a gyarapodási naplóba az átadó adataival együtt. A következő sorokba pedig már az ezutáni új gyarapodási tételek kerülhetnek.
